Lo veo en casi todos mis cursos. Alguien prepara una reunión importante, llega con buenos datos y buenas ideas, y a los cinco minutos la conversación ya va por otro lado. A los veinte, alguien suelta un «bueno, lo hablamos otro día». Y todos salen de la sala con la sensación de haber perdido el tiempo.

Casi nunca es un problema del tema. Es un problema del arranque.

El coche sin destino

Empezar una reunión sin dirección es como subirse a un coche sin saber a dónde vas. Cualquier desvío parece buena idea. Alguien saca un tema lateral, otro responde, y cuando te das cuenta ya no estáis hablando de lo que venías a hablar.

Lo curioso es que quien convoca la reunión casi siempre sabe lo que quiere conseguir. Lo tiene en la cabeza. Pero no lo dice. Da por hecho que los demás lo intuyen. Y no lo intuyen.

Una pregunta antes de entrar

Si solo te quedas con una idea de este artículo, que sea esta: antes de entrar en una reunión, pregúntate qué esperas que haya pasado cuando termine. Una decisión, un acuerdo, una fecha, un sí o un no.

Y luego dilo. Al principio, no al final.

Parece una obviedad, pero haz la prueba. Cuando alguien abre una reunión diciendo «al final de esta media hora me gustaría que decidamos si lanzamos la campaña en noviembre o en enero», la conversación cambia de tono. Todo el mundo sabe a dónde vamos. Y cuando alguien se desvía, es mucho más fácil reconducirlo.

Lo que pasa en mis formaciones

En mis cursos dedicamos bastante tiempo a esos primeros segundos de una conversación. Lo entrenamos con una herramienta propia que llamo G.P.S., que ayuda a arrancar cualquier reunión con credibilidad, claridad y foco en unos 30 segundos.

Lo que más me sorprende siempre es lo mismo: personas con mucha experiencia, directores, ingenieros brillantes, comerciales veteranos, que descubren que llevaban años empezando sus reuniones «calentando motores». Contexto, antecedentes, un «no sé si te acuerdas de que…». Y cuando por fin llegaban a lo importante, el otro ya había desconectado.

Cuando cambian el arranque, cambian las reuniones. Son más cortas y terminan con algo concreto.

Pruébalo esta semana

Elige una reunión que tengas en los próximos días. Antes de entrar, escribe en una frase lo que esperas conseguir. Y empieza la reunión diciéndola.

Ya me dirás.

Esto lo entrenamos con casos reales en Habla para que te escuchen, nuestro programa de comunicación e influencia para equipos de empresa. Si quieres que tu equipo lo practique con sus propias reuniones, cuéntame tu reto.